COMUNICACIONES EMPRESARIALES

LA CARTA.




PASOS PARA ELABORAR UNA CARTA.

Les presento una guía paso a paso para escribir una carta en menos de 10 minutos.

Nuestro mundo cambia a un ritmo vertiginoso. La sociedad industrial que se crea a partir del siglo XVIII ha dado paso en la última década del siglo XX a la sociedad de la información, y en nuestro siglo XXI, la comunicación instantánea de lo que sucede alrededor del mundo caracteriza a nuestras sociedades.

La creación del e-mail, el mensaje instantáneo y el twitter, son medios que nos mantienen prácticamente en un diálogo constante y personal con cualquier persona en cualquier parte del mundo.

Esto va haciendo a un lado el lenguaje protocolar y formalista, arraigándose un estilo cercano y cordial, el que usamos con cualquier amigo.

Este trato cercano trasciende a la empresa, en que la juventud de los ejecutivos y las nuevas formas de relación social y laboral, rompen las distancias, y en  todas las relaciones se deja de lado el “Usted”, privilegiando un diálogo entre iguales, entre semejantes que persiguen un objetivo común.

Si a esto agregamos que en nuestras etapas escolares muy poco o nada se nos enseñó sobre cómo escribir una carta, o en el mejor de los casos, nos enseñan modelos rígidos y algo atrasados, nos encontramos que escribir una carta es un problema, ya que no siempre sabemos qué y cómo escribir.

Para escribir una carta exitosa mente, debemos ser muy claros, concisos y breves, dejando claro quién escribe y a quién nos dirigimos, qué queremos decir y por qué. Para esto, nuestra carta debe responder  a las siguientes preguntas: ¿Quién?, ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Qué? ¿Cómo?.

1. PRIMER BLOQUE: ENCABEZADO.

El primer Bloque de nuestra carta debe contener los elementos de quién escribe y a quién se dirige, remitente y destinatario, además del lugar y fecha en que se escribe.

• El primer QUIÉN es el quien lo envía. Este debe acomodarse en alineación derecha en el cuerpo de nuestra carta; ahí indicaremos el nombre de nuestra empresa (si se requiere) nuestro nombre, cargo (si tenemos),  y nuestros datos de contacto: dirección, número telefónico o email, en dónde se nos pueda localizar.
• Inmediatamente viene el CUÁNDO y el DÓNDE, lugar y fecha en que emitimos nuestra carta.
• Segundo QUIÉN: El destinatario, la persona a quien nos dirigimos. Aquí se debe incluir, si es necesario, La empresa o dependencia a la que pertenezca, y el nombre del destinatario y en su caso, su cargo; si se dirige a una persona específica que forma parte de un departamento u oficina, debemos hacer la indicación de que requerimos su atención.
  
  

Ediciones Patito Listo.
Hector Daniel Benavides Arango.
Editor en Jefe.
Calle 128 # 47 - 174.
 Santander, Colombia.
321 387 4266
hectorb@patitolisto.com

Colombia 25 de septiembre 2017.

Departamento de Impresión
At’n: José Prieto
Jefe de Impresión

2. SEGUNDO BLOQUE: CUERPO.

En el segundo bloque de nuestra carta, expondremos el QUÉ y el CÓMO, o sea, el motivo por el que nos dirigimos al destinatario, y las observaciones para lograr lo que deseamos.

Comenzaremos con un PÁRRAFO DE INTRODUCCIÓN, en que expondremos muy concisa mente de qué trata nuestra carta, Con un trato respetuoso, ni muy formal, ni muy cercano. Evitaremos comenzar con formulismos trasnochados como “Me dirijo a vuecencia…”, “Dirigiéndome a su ilustre persona…” o cercanías como “oye, te envió esta carta…”

Luego expondremos el QUÉ, o sea, el asunto del que trata nuestra carta y del que hicimos un adelanto en la introducción  y el CÓMO, en caso de que se requiera una observación o material complementario. Usaremos los párrafos que sean necesarios, pero procurando escribir con propiedad y concisión, recordando que los demás tienen otras cosas que hacer, además de leernos.

Ediciones Patito Listo.
Hector Daniel Benavides Arango.
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Colombia 25 de septiembre 2017.

Departamento de Impresión
At’n: José Prieto
Jefe de Impresión

Le envío la presente sobre la impresión del libro “Las respuestas que plantean preguntas” para hacer las observaciones siguientes:

Por instrucciones del autor, se cambiará la portada de la edición.

Para ello el departamento de diseño gráfico le enviará un archivo con el nuevo diseño.

Por otro lado, en cuanto esté listo, le ruego me envíe una muestra para la aprobación.

3. TERCER BLOQUE: CIERRE Y DESPEDIDA.

Es el tercer bloque y final de nuestra carta. Basta una fórmula sencilla, evitemos utilizar formas rebuscadas y fuera de uso, como “Su muy atento y seguro servidor” o semejantes. 

Utilicemos expresiones sencillas como “Un saludo”, “Atentamente”, etc.

Inmediatamente después, preferentemente con alineación centrada, nuestro nombre y nuestra firma.

Ediciones Patito Listo.
Hector Daniel Benavides Arango.
Editor en Jefe.
Calle 128 # 47 - 174.
 Santander, Colombia.
321 387 4266
hectorb@patitolisto.com

Colombia 25 de septiembre 2017.

Departamento de Impresión
At’n: José Prieto
Jefe de Impresión

Le envío la presente sobre la impresión del libro “Las respuestas que plantean preguntas” para hacer las observaciones siguientes:

Por instrucciones del autor, se cambiará la portada de la edición.

Para ello el departamento de diseño gráfico le enviará un archivo con el nuevo diseño.

Por otro lado, en cuanto esté listo, le ruego me envíe una muestra para la aprobación.

Un saludo.

Hector Daniel Benavides Arango.
(Firma)

EL ACTA.

PASOS PARA ELABORAR UN ACTA DE REUNIÓN.

El acta de una reunión es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. 

El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantará acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institución pública o privada, una asociación o una comunidad de vecinos.

ELABORACIÓN DE UN ACTA.

Durante o después de la reunión, el secretario va tomando nota de los aspectos más importantes para elaborar el acta y, generalmente, la redacta al final de la reunión, o poco tiempo después. A veces se registran los detalles mediante una grabadora, o un experto en taquigrafía.

Por lo general, las actas no deben ser demasiado extensas para lo cual deben concentrarse en las cuestiones importantes (acuerdos) y casi nunca son actas literales que recogen todo lo comentado. Esto sí ocurre en algunos casos como las actas correspondientes a los debates de las asambleas parlamentarias que reciben el nombre de diario de sesiones.

Las actas de la mayoría de entidades, tales como ayuntamientos o instituciones públicas, deben ser conservadas y son documentos jurídicos importantes. Muchas de ellas registran acuerdos de gran trascendencia histórica y son conservadas durante siglos como documentos de excepcional valor (actas de independencia de países o territorios, actas fundacionales, etc.)

FORMATO DEL ACTA.

Aunque los modelos de acta pueden ser diversos,​ en general, las actas comienzan con el nombre de la entidad que celebra la reunión, especificando el lugar, la fecha, la lista de personas presentes, y la hora a la que el presidente abrió la sesión, como en el siguiente ejemplo.

"En la ciudad de Madrid, siendo las 12:00 horas del día 12 de diciembre de 2009, se reúne en sesión ordinaria el Claustro de profesores del Instituto de Educación Secundaria "Reino de España", en la Biblioteca del centro, presidido por la directora y con la asistencia de los profesores indicados al margen, para tratar los asuntos incluidos en el siguiente,

ORDEN del DÍA

1. Lectura y aprobación, si procede, del acta de la sesión anterior.2. Informe de la Directora.3. Debate y, en su caso, aprobación del...

El acta luego recoge lo que realmente se dijo y acordó en la reunión, normalmente en el orden en que sucedió o en un orden más coherente, con independencia de que la reunión haya seguido (o ignorado) el orden del día previsto. Un formato menos frecuente puede registrar los acontecimientos en el orden en que aparecen en el orden del día, independientemente de la cronología real.

Dado que la función primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones oficiales deben ser incluidas. Si se manifiesta formalmente una propuesta o sugerencia mocion, tanto si prospera como si es rechazada, debe estar recogida. El recuento de votos también puede figurar. Se suele indicar a la persona pro-ponente (La Sra. Jiménez propone ...) pero no es necesario incluir el nombre de las personas que han secundado o rechazado su propuesta, siendo suficiente indicar el número de personas que votaron a favor, en contra o se abstuvieron, aunque se puede aceptar las peticiones de los participantes para que figure su nombre y el sentido de su voto. Si se debe tomar una decisión por votación nominal, entonces todos los votos individuales se registran junto a su nombre. Si ésta se efectúa por consentimiento general, sin una votación formal, este hecho puede ser registrado. Los recuentos podrán omitirse en muchos casos (por ejemplo, en un acta se puede leer "Después de votar, el Comité acordó ..."), o bien aparecer indicaciones genéricas ("la propuesta se aprobó por unanimidad"; "por mayoría simple de los presentes se decidió...").

A veces ciertos aspectos que ocupan una fracción importante de la reunión son registrados de modo muy resumido, por ejemplo, "los informes financieros fueron presentados y aprobados", o "se discutió la cuestión jurídica sin llegar a ningún acuerdo".

Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se levantó la sesión.

MEMORANDO.

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDO. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda,  Memorándum,  Memorandos o Memorándumes).

Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

• Nombre(s) de a quien se dirige
• Nombre(s) del remitente(s)
• Fecha
• Asunto
• Escrito redactado brevemente.
• Firma(s)